Hi zusammen,
stehe vor nem ziemlichen Problem und hoffe ihr könnt mir helfen. Unser Startup ist mittlerweile bei 25 Mitarbeitern angekommen und ich merke täglich, wie unser Excel-Chaos uns um die Ohren fliegt.
Wir haben alles mögliche in verschiedenen Sheets: Bewerberdaten, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen... Das meiste liegt auf der Dropbox, manche Dateien hat die Buchhaltung, andere hab ich lokal. Totaler Wildwuchs.
Jetzt hat mir unsere Anwältin ziemlich deutlich gemacht, dass wir mit der DSGVO ein echtes Problem haben. Wer hat wann Zugriff auf welche Daten? Wo werden sie gespeichert? Wie lange behalten wir was? Keine Ahnung bei den meisten Sachen.
Deshalb will ich endlich auf eine richtige HR-Software umsteigen. Problem: Wie kriege ich die ganzen Daten sauber migriert, ohne dass dabei was schief läuft oder wir noch mehr DSGVO-Probleme bekommen?
Hat jemand von euch schon mal so eine Migration gemacht? Worauf muss ich achten? Welche Software könnt ihr empfehlen? Und vor allem: Wie habt ihr sichergestellt, dass danach auch alles DSGVO-konform läuft?
Bin für jeden Tipp dankbar!
Personio oder BambooHR sind beide ok, aber schau dir auch HeavenHR an - ist deutscher Anbieter.
Beim Excel-Export: CSV-Dateien funktionieren meist am besten für den Import. Und mach definitiv Backups von allem bevor du anfängst!
Oh Mann, kenn ich! Bei uns war's genauso chaotisch. Wir haben letztes Jahr auf Personio umgestellt und es war ehrlich gesagt ne ziemliche Odyssee.
Erste Lektion: Mach dir vorher nen Plan welche Daten du überhaupt brauchst. 50% von unserem Excel-Kram war eh veraltet oder doppelt. Haben erstmal 3 Wochen nur aussortiert und bereinigt.
Zur Migration: Die meisten HR-Tools haben Import-Funktionen, aber die sind oft nicht so gut wie versprochen. Wir haben am Ende alles manuell übertragen - war mehr Arbeit, aber dafür waren wir sicher dass nichts schief geht.
Wichtig für DSGVO: Löschkonzepte von Anfang an definieren! Bewerberdaten nach 6 Monaten weg, alte Mitarbeiterdaten nach 10 Jahren usw. Das musst du in der Software einstellen können.
Bei Skalierungsproblemen hab ich schon mal geschrieben - das gilt auch für HR-Systeme. Nimm was, womit du auch bei 100+ Leuten noch klar kommst.
Bei 25 Mitarbeitern würde ich definitiv nicht mehr warten. Wir sind damals bei ähnlicher Größe auf BambooHR gewechselt, war eine gute Entscheidung.
Mein Tipp zur Migration: Fang mit einer Testmigration an! Nimm 5-10 Mitarbeiterdatensätze und probier das ganze Setup durch. So merkst du wo die Probleme liegen, bevor es kritisch wird.
Zur DSGVO-Compliance: Achte darauf dass die Software EU-Server hat und ein ordentliches Berechtigungskonzept. Nicht jeder soll alles sehen können. Und dokumentiere den ganzen Prozess - falls mal die Datenschutzbehörde anfragt, musst du nachweisen können was du gemacht hast.
Oh und: Budget für Schulungen einplanen! Das beste System bringt nichts wenn dein Team nicht weiß wie es funktioniert.