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[Gelöst] DSGVO-Alptraum adé: Wie habt ihr eure HR-Daten von Excel migriert?

HR-Software

Letzter Beitrag von T.Bergmann Vor 4 Monaten

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Beiträge: 18

Marcus92

Themenstarter

Mai 19, 2026 11:46 p.m.

(@marcus92)

Eminent Member

Beigetreten: Vor 4 Monaten

[#2]

Hi zusammen,

ich stehe vor einem ziemlichen Problem und hoffe auf eure Erfahrungen. Unser Startup ist in den letzten 2 Jahren von 8 auf 35 Mitarbeiter gewachsen - eigentlich super! Nur haben wir die ganze Zeit unsere HR-Daten in verschiedenen Excel-Sheets verwaltet. Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Personalakten, Bewerbungen... alles wild verstreut auf dem Server.

Jetzt hat uns unser Steuerberater mal freundlich darauf hingewiesen, dass das DSGVO-technisch ein ziemliches Desaster ist. Keine ordentlichen Zugriffsrechte, keine Versionskontrolle, keine Löschfristen... Ihr kennt das Problem wahrscheinlich.

Ich bin gerade dabei, eine vernünftige HR-Software zu evaluieren, aber mir graut schon vor der Migration. Wie seid ihr das angegangen? Habt ihr alles manuell übertragen oder gab es Tools die geholfen haben? Und vor allem: Wie habt ihr sichergestellt, dass dabei nichts schief geht?

Bin dankbar für jeden Tipp - das Thema raubt mir gerade echt den Schlaf!

Gruß
Marcus

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3 Antworten

Beiträge: 21

Klaus_1952

Mai 22, 2026 9:35 a.m.

(@klaus_1952)

Eminent Member

Beigetreten: Vor 4 Monaten

Hallo Marcus,

das kenne ich zu gut! Wir hatten vor drei Jahren genau dasselbe Problem. Bei uns waren es damals 28 Mitarbeiter und auch alles in Excel-Dateien.

Mein Tipp: Macht es schrittweise und nicht alles auf einmal. Wir haben zuerst nur die Stammdaten migriert - Namen, Adressen, Bankverbindungen. Das war schon mal ein großer Schritt. Dann nach und nach die anderen Bereiche.

Wichtig ist auch: Plant mehr Zeit ein als ihr denkt! Bei uns hat die komplette Migration 4 Monate gedauert, obwohl wir ursprünglich mit 6 Wochen geplant hatten. Die Datenbereinigung war der Hauptaufwand - ihr werdet überrascht sein, wie viele Dubletten und Inkonsistenzen sich über die Jahre angesammelt haben.

Falls ihr externe Hilfe braucht: Die meisten HR-Software-Anbieter haben Migrations-Services. Kostet zwar extra, aber kann sich lohnen.

Viel Erfolg!

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Beiträge: 18

ZahlenProfi52

Mai 22, 2026 12:30 p.m.

(@zahlenprofi52)

Eminent Member

Beigetreten: Vor 4 Monaten

Aus meiner Sicht solltet ihr parallel zur Migration auch gleich eure Prozesse überdenken. Nur die Daten zu übertragen löst nicht das Grundproblem.

Wir haben damals eine Bestandsaufnahme gemacht: Welche Daten brauchen wir wirklich? Wer muss darauf zugreifen? Wie lange müssen wir was aufbewahren? Das war sehr aufschlussreich.

Bei der eigentlichen Migration: CSV-Export aus Excel funktioniert meist ganz gut für den Import in die neue Software. Aber testet das vorher gründlich mit einem kleinen Datensatz!

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Beiträge: 18

T.Bergmann

Mai 22, 2026 5:30 p.m.

(@t-bergmann)

Eminent Member

Beigetreten: Vor 4 Monaten

Hey Marcus,

bei uns lief das relativ smooth. Haben Personio genommen und die haben einen ziemlich guten Import-Wizard. Mussten nur die Excel-Files etwas aufräumen vorher.

Ein Tipp noch: Macht aufjedenfall ein vollständiges Backup von allem bevor ihr anfangt. Wir hatten zum Glück keine Probleme, aber sicher ist sicher.

Und plant Zeit für Schulungen ein - das Team muss ja auch mit der neuen Software klarkommen.

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