Hi zusammen,
ich stehe vor einem ziemlichen Problem und hoffe auf eure Erfahrungen. Unser Startup ist in den letzten 2 Jahren von 8 auf 35 Mitarbeiter gewachsen - eigentlich super! Nur haben wir die ganze Zeit unsere HR-Daten in verschiedenen Excel-Sheets verwaltet. Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Personalakten, Bewerbungen... alles wild verstreut auf dem Server.
Jetzt hat uns unser Steuerberater mal freundlich darauf hingewiesen, dass das DSGVO-technisch ein ziemliches Desaster ist. Keine ordentlichen Zugriffsrechte, keine Versionskontrolle, keine Löschfristen... Ihr kennt das Problem wahrscheinlich.
Ich bin gerade dabei, eine vernünftige HR-Software zu evaluieren, aber mir graut schon vor der Migration. Wie seid ihr das angegangen? Habt ihr alles manuell übertragen oder gab es Tools die geholfen haben? Und vor allem: Wie habt ihr sichergestellt, dass dabei nichts schief geht?
Bin dankbar für jeden Tipp - das Thema raubt mir gerade echt den Schlaf!
Gruß
Marcus
Hallo Marcus,
das kenne ich zu gut! Wir hatten vor drei Jahren genau dasselbe Problem. Bei uns waren es damals 28 Mitarbeiter und auch alles in Excel-Dateien.
Mein Tipp: Macht es schrittweise und nicht alles auf einmal. Wir haben zuerst nur die Stammdaten migriert - Namen, Adressen, Bankverbindungen. Das war schon mal ein großer Schritt. Dann nach und nach die anderen Bereiche.
Wichtig ist auch: Plant mehr Zeit ein als ihr denkt! Bei uns hat die komplette Migration 4 Monate gedauert, obwohl wir ursprünglich mit 6 Wochen geplant hatten. Die Datenbereinigung war der Hauptaufwand - ihr werdet überrascht sein, wie viele Dubletten und Inkonsistenzen sich über die Jahre angesammelt haben.
Falls ihr externe Hilfe braucht: Die meisten HR-Software-Anbieter haben Migrations-Services. Kostet zwar extra, aber kann sich lohnen.
Viel Erfolg!
Aus meiner Sicht solltet ihr parallel zur Migration auch gleich eure Prozesse überdenken. Nur die Daten zu übertragen löst nicht das Grundproblem.
Wir haben damals eine Bestandsaufnahme gemacht: Welche Daten brauchen wir wirklich? Wer muss darauf zugreifen? Wie lange müssen wir was aufbewahren? Das war sehr aufschlussreich.
Bei der eigentlichen Migration: CSV-Export aus Excel funktioniert meist ganz gut für den Import in die neue Software. Aber testet das vorher gründlich mit einem kleinen Datensatz!
Hey Marcus,
bei uns lief das relativ smooth. Haben Personio genommen und die haben einen ziemlich guten Import-Wizard. Mussten nur die Excel-Files etwas aufräumen vorher.
Ein Tipp noch: Macht aufjedenfall ein vollständiges Backup von allem bevor ihr anfangt. Wir hatten zum Glück keine Probleme, aber sicher ist sicher.
Und plant Zeit für Schulungen ein - das Team muss ja auch mit der neuen Software klarkommen.