Hab das Thema auch mal ausführlicher behandelt, als ich über Kontoführungsgebühren und deren Dokumentation geschrieben hab – da merkt man schnell, dass Cashflow-Planung und Belegstruktur zusammenhängen.

Ich würd direkt zu einem Tool raten, kein langes Reden: Tidely hat einen kostenlosen Einstieg und verbindet sich mit den gängigen Geschäftskonten per API. Der Vorteil ist, dass die Ist-Zahlen automatisch reinkommen und du nur noch die Planwerte pflegst. Spart enorm Zeit verglichen mit manuellem Excel.

Bei projektbasierten Einnahmen wie bei euch würde ich zusätzlich eine zweite Ebene einziehen: einmal "sicher" (Verträge unterschrieben), einmal "wahrscheinlich" (in Verhandlung) und "möglich". So siehst du drei Szenarien gleichzeitig und wirst nicht überrascht.

Monatsgranularität reicht für 6 Monate völlig. Wochenplanung macht erst Sinn wenn du wirklich auf wenige Wochen Runway kommst – dann ist es aber eigentlich zu spät um noch entspannt zu planen.

Gute Frage, die ich mir selbst vor einiger Zeit auch gestellt habe. Ich arbeite seit längerem mit einem selbstgebauten Excel-Sheet – nicht weil ich besonders Excel-affin bin, sondern weil mir das die volle Kontrolle gibt was reinkommt und rausgeht.

Mein Aufbau ist relativ schlicht: eine Zeile pro erwartete Einnahme oder Ausgabe, Spalten für die Monate, dazu eine Zeile für den kumulierten Kassenstand. Was ich am Anfang unterschätzt habe: Rücklagen für Steuerzahlungen sauber einzuplanen. Die kommen quartalsweise und hauen sonst den Rhythmus durcheinander.

Zu Tidely oder Agicap – ich kenne beide oberflächlich. Für sehr kleine Betriebe finde ich den Aufwand für die Einrichtung und den Preis ehrlich gesagt nicht immer gerechtfertigt. Wenn die Struktur überschaubar ist, reicht eine gut gepflegte Tabelle oft völlig.

Den Ferieneffekt würde ich einfach als prozentualen Abschlag auf den Julimonat einplanen – basierend auf dem Vorjahr. Klingt simpel, funktioniert aber überraschend gut wenn man ein bisschen historische Daten hat.

Ich seh das etwas anders als FinTechMike33 oben. Tools mit Bankverbindung klingen praktisch, aber ich wär da vorsichtig was Datenweitergabe angeht – gerade bei kleineren Anbietern sollte man die AGBs kennen bevor man Kontodaten weitergibt. Das ist kein Grund es nicht zu nutzen, aber bitte nicht blind drauflos.