Hi zusammen,
ich grüble gerade über mein Belegchaos nach. Hab letztes Jahr mein Startup gegründet und sammle Belege bisher hauptsächlich digital - Screenshots von Überweisungen, PDFs von Rechnungen, Fotos von Kassenzetteln etc. Mein Steuerberater meinte aber letztens, dass das rechtlich nicht ganz wasserdicht sei.
Jetzt im Sommer plane ich eh eine kleine Auszeit und wollte die Zeit nutzen, um endlich mal Ordnung in meine Buchhaltung zu bringen. Die Frage ist nur: Soll ich weiter digital sammeln oder doch lieber alles ausdrucken und abheften?
Was sind eure Erfahrungen? Reicht es wirklich, wenn ich alle Bankauszüge als PDF speichere und Kassenbons fotografiere? Oder muss ich doch alles physisch aufbewahren? Würde ungern im Büro einen riesigen Aktenordner-Berg aufbauen, aber wenn's sein muss...
Bin für jeden Tipp dankbar!
Kann TobiasM nur zustimmen. Bin auch komplett digital unterwegs. Bei Kassenbons ist wichtig, dass die Qualität stimmt - Thermopapier verblasst ja gerne mal. Mache immer direkt nach dem Kauf ein Foto und prüfe, ob alles lesbar ist.
Ein Tipp noch: Leg dir eine Cloud-Backup-Strategie zurecht. Nichts ist ärgerlicher als wenn die Festplatte crasht und alle Belege weg sind.
Digital ist definitiv der Weg. Hab vor 2 Jahren komplett umgestellt und spare mir seitdem massenhaft Zeit und Platz. Nutze eine Kombination aus Banking-App-Screenshots und einer Belegerfassungs-App.
Wichtiger Punkt: Achte darauf, dass deine digitalen Belege auch wirklich alle nötigen Infos enthalten. Bei Bankbelegen sollte immer der Verwendungszweck vollständig sichtbar sein.
Hmm, da bin ich etwas skeptischer. Klar, theoretisch geht digital. Aber in der Praxis hab ich schon erlebt, dass Betriebsprüfer sehr genau hinschauen und manchmal trotzdem die Originalbelege sehen wollen.
Ich mache einen Hybrid-Ansatz: Wichtige Sachen (größere Ausgaben, Verträge) drucke ich aus, Kleinkram bleibt digital. So bin ich auf der sicheren Seite und hab trotzdem nicht den kompletten Papierkrieg.
Also rechtlich gesehen ist digitale Belegsammlung völlig okay, solange du die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) einhältst. Das heißt: unveränderbare Archivierung, 10 Jahre Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit.
Ich nutze seit 3 Jahren nur noch digitale Belege und hatte nie Probleme. Wichtig ist nur, dass du ein vernünftiges System hast - ich sortiere alles nach Monaten und Kategorien. PDFs von der Bank sind sowieso digital und damit rechtlich einwandfrei.