Kurzer Hinweis aus Erfahrung: Ich bin zwar kein Steuerberater, aber ich habe schon öfter beobachtet, dass gerade Gründer in der Vorbereitungsphase zu optimistisch rechnen was absetzbar ist. Der Kaffee mit einem 'potenziellen Kunden' – schwierig, wenn du noch keine Geschäftstätigkeit nachweisen kannst. Das Finanzamt schaut da genauer hin als man denkt, besonders wenn am Ende die GmbH gegründet wird und die vorherigen Ausgaben plötzlich 'eingebracht' werden sollen. Ich habe das andernorts schon angesprochen – manchmal lohnt es sich, erstmal die Hausaufgaben zu machen bevor man Kosten produziert, die man hinterher nicht sauber zuordnen kann. Hardware zum Testen ist sicher anders zu bewerten als Bewirtungsbelege. Aber das sollte wirklich jemand mit Steuerwissen beurteilen.

Stefan92 hier – ich mach das kurz weil ich das Thema gerade auch im Buchhaltungssoftware-Thread angerissen hab:

Vorweggenommene Betriebsausgaben gelten auch für spätere GmbH-Gründer, aber technisch gesehen trägst du sie erstmal als Privatperson in deiner Einkommensteuererklärung ein (Anlage G oder S) – nicht über die GmbH. Was dann in die GmbH eingebracht werden kann, ist ein separates Thema und hängt von der Gesellschaftervereinbarung ab.

Praktischer Tipp: Fang JETZT an, alles zu dokumentieren. Datum, Betrag, Geschäftszweck, Bezug zum Projekt. Eine einfach Excel-Tabelle reicht erstmal. Belege digital abspeichern. Wenn du das erst rückwirkend versuchst zu rekonstruieren, wirst du Probleme kriegen.

Und ja, für die Gründungsstruktur und die Frage wie du Vorabkosten optimal behandelst: einmal zum Steuerberater. Das ist kein Luxus sondern Grundlage. Alles andere kann man gut selbst tracken.

Aus meiner Erfahrung aus drei Gründungen: Das Konzept der vorweggenommenen Betriebsausgaben funktioniert tatsächlich – aber es gibt einen entscheidenden Punkt, den viele unterschätzen. Du musst eine klare, nachweisbare Absicht zur Gewinnerzielung dokumentieren können. Reine Hobbyentwicklung zählt nicht.

Konkret was bei mir immer problemlos anerkannt wurde: Fachliteratur, Software-Lizenzen mit direktem Projektbezug, Fahrtkosten zu nachweisbaren geschäftlichen Terminen (Veranstaltungsticket aufheben!), Domainregistrierungen und ähnliches.

Schwieriger wird es bei Bewirtung – da gelten ohnehin nur 70% und du brauchst den Beleg mit Anlass und Teilnehmernamen. Das vergessen viele.

Zur GmbH-Frage: Wenn du vorhast, eine GmbH zu gründen, können Vorabausgaben unter bestimmten Voraussetzungen als Gründungskosten eingebracht werden. Das ist aber wirklich etwas, das du mit einem Steuerberater klären solltest bevor du gründest, nicht danach. Die Kosten für ein Erstgespräch lohnen sich da definitiv – und sind übrigens auch absetzbar.